Pisma przychodzące do spółki w formie papierowej rejestrowane są w rejestrze pism przychodzących i wychodzących, dekretowane przez prezesa lub osobę upoważnioną i przekazywane za potwierdzeniem pracownikowi właściwemu do załatwienia sprawy.
- Po sporządzeniu odpowiedzi na piśmie, jest ona przedstawiona do akceptacji i podpisu przez prezesa lub osobę upoważnioną i zostaje zarejestrowana w rejestrze pism przychodzących i wychodzących.
- Pisma przychodzące drogą elektroniczną przekazywane są tą samą drogą pracownikowi właściwemu do załatwienia sprawy. Po sporządzeniu odpowiedzi ( w przypadku upoważnienia pracownika do jej autoryzacji ), jest ona bezpośrednio przez pracownika przesyłana adresatowi drogą elektroniczną albo ( w przypadku braku upoważnienia do jej podpisu ) drukowana w jednym egzemplarzu, przekazywana prezesowi do podpisu, rejestrowana w rejestrze pism przychodzących i wychodzących, skanowana i przesyłana adresatowi drogą elektroniczną.
TBS prowadzi następujące rejestry, ewidencje i archiwa:
- rejestr pism wychodzących i przychodzących
- rejestr faktur
- teczki lokali
- książki obiektów budowlanych
- ewidencja druków ścisłego zarachowania
- teczki akt osobowych
- ewidencja wyjazdów służbowych
- rejestr kart drogowych
- rejestr zarządzeń wewnętrznych