Sekretariat Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 7 Specjalnych w Rudzie Śląskiej prowadzi m.in.
- księgę ewidencji uczniów,
- dziennik korespondencyjny,
- jednolity rzeczowy wykaz akt,
- rejestr wydawanych legitymacji szkolnych
- rejestr wydawanych zaświadczeń,
- książkę kontroli wewnętrznej i zewnętrznej,
- książkę kontroli sanitarnej,
- ewidencje i rejestry określone w kodeksie pracy.
Zbiór danych przetwarzanych w związku z działalnością statutową placówek i szkół w ZSP7S:
- teczki danych uczniów;
- księga zastępstw nauczycieli;
- protokoły Rady Pedagogicznej;
- księga uczniów;
- dzienniki lekcyjne, pozalekcyjne, dzienniki zajęć rewalidacyjnych oraz zajęć specjalistycznych;
- arkusze organizacji roku szkolnego;
- księga absolwentów i wydanych świadectw;
- księga druków ścisłego zarachowania
- ewidencja osób korzystających z księgozbioru bibliotecznego;
- arkusze ocen wszystkich uczniów wraz z opiniami i orzeczeniami wydanymi przez poradnię psychologiczno – pedagogiczną;
- protokoły egzaminów klasyfikacyjnych i poprawkowych;
- ewidencja wydanych legitymacji szkolnych;
- dokumentacja zdrowotna uczniów;
- zwolnienia lekarskie uczniów z wychowania fizycznego;
- rejestr wypadków uczniów;
- rejestr kart wycieczek;
- oraz inne zbiory zawierające dane osobowe.
Zbiór danych przetwarzanych w systemie finansowo - kadrowym ZSP7S:
- księga druków ścisłego zarachowania;
- akta osobowe pracowników
- listy płac pracowników – system informatyczny, wydruki;
- ewidencja zwolnień lekarskich pracowników
- ewidencja urlopów pracowników niepedagogicznych;
- ewidencja osób korzystających ze świadczeń Funduszu Socjalnego;
- ewidencja osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych osobowych;
- ewidencja legitymacji pracowniczych;
- ewidencja legitymacji ubezpieczeniowych;
- ewidencja wydawanej pracownikom odzieży ochronnej;
- rejestr delegacji służbowych;
- zbiór upoważnień;
- składnica akt: akta osobowe pracowników, księgi arkuszy ocen, dzienniki lekcyjne, itp.;
- oraz inne zbiory zawierające dane osobowe.
Zasady dostępu do informacji zawartych w wyżej wymienionych rejestrach i ewidencjach, jak też dostęp do dokumentów archiwalnych regulują przepisy ustaw szczególnych, w tym m. in.:
- Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. 2015 poz. 2156 z dnia 21 grudnia 2015 ze zm.).
- Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (Dz.U. 2014 poz. 191 ze zm.).
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. 2014 poz. 1502 ze zm.).
- Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2013 nr 157 poz.1241 ze zm.).
- Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396 ze zm.).
- Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2015 poz. 2135 ze zm.).