Zapytanie Ofertowe - Świadczenie usług cateringowych

                                                                                                                          Obice, 23.06. 2026 r.

Znak sprawy SP-PW-50/25/26

 

ZAPYTANIE OFERTOWE

W związku z prowadzonym postępowaniem o udzielnie zamówienia publicznego o wartości nieprzekraczającej równowartości 130.000 tys. zł, zwracam się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej wykonania zamówienia obejmującego

1. „Świadczenie usług cateringowych (przygotowanie i dostarczenie gotowych posiłków)– obiad jednodaniowy dla ok. 80 dzieci w wieku od 3 do 15 lat uczęszczających do oddziałów przedszkolnych i szkoły podstawowej w miejscowości Obice, ul. Szkolna 18, 26-026 Obice od 01.09.2026 r. do 25.06.2027 r.
2. ZAMAWIAJĄCY:

Szkoła Podstawowa w Obicach, ul. Szkolna 18, 26-026 Obice

1. Tryb udzielania zamówienia:

Postępowanie prowadzone w trybie zapytania ofertowego (cenowego), ma na celu wyłonienie najkorzystniejszej oferty na świadczenie usług cateringowych (przygotowanie i dostarczenie gotowych posiłków) dla ok. 80 dzieci uczęszczających do oddziałów przedszkolnych i szkoły podstawowej. Do postępowania nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych

III. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług cateringowych (przygotowanie i dostarczenie gotowych posiłków):

- śniadanie dla ok. 50 dzieci w wieku 3-6 lat uczęszczających do oddziałów przedszkolnych

- obiad jednodaniowy dla ok. 80 dzieci w wieku od 3 do 15 lat uczęszczających do oddziałów przedszkolnych i szkoły podstawowej

-podwieczorek dla ok. 10 dzieci w wieku 3-6 lat uczęszczających do oddziałów przedszkolnych

1) Zakres zamówienia obejmuje świadczenie usług cateringowych – przygotowanie i dostarczenie we własnym zakresie posiłków oraz ich rozładunek w Szkole Podstawowej w Obicach, Obice ul. Szkolna 18, 26-026 Obice

2) Usługa będzie dotyczyć ok. 80 dzieci w wieku od 3 do 15 lat uczęszczających do oddziałów przedszkolnych i szkoły podstawowej w miejscowości Obice, ul. Szkolna 18, 26-026 Obice

3) Określona w zapytaniu ilość posiłków (dzienna ok. 80) może ulec zmniejszeniu lub zwiększeniu, w zależności od frekwencji dzieci i nie może wówczas stanowić podstawy do wnoszenia przez Wykonawcę jakichkolwiek roszczeń.

4) Planowane wielkości dziennych dostaw mają charakter szacunkowy, a rozliczenia dotyczyć będą faktycznie dostarczonych ilości posiłków.

5) Ilość posiłków będzie się zmieniać w zależności od frekwencji dzieci. Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić ilość posiłków zgodną z zapotrzebowaniem złożonym na dany dzień przez wskazaną przez dyrektora osobę.  O liczbie wydawanych posiłków w danym dniu Wykonawca informowany będzie do wspólnie ustalonej godziny w oparciu o uzyskane informacje. Wykonawca dostarczać będzie określoną liczbę posiłków.

6) Dostawa posiłków odbywać się będzie od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni wolnych od pracy i nauki.

7) Posiłki dostarczane będą przez Wykonawcę transportem własnym, w specjalistycznych pojemnikach gwarantujących właściwą ochronę i temperaturę oraz jakości przewożonych potraw środkami transportu przystosowanymi do przewozu żywności. Dostarczanie posiłków będzie realizowane na koszt Wykonawcy.

8) Godziny dostarczania posiłków:

- śniadania do godz. 8:50

- obiad i podwieczorek do godz. 10:15

9) Wykonawca zobowiązuje się do układania jadłospisu na okres 5 dni. Jadłospis z opisem poszczególnych składników, uwzględniający alergie dziecięce zgłoszone przez rodziców (potwierdzone przez lekarza) będzie dostarczany do Zamawiającego do 3 dni przed okresem jego obowiązywania. Zamawiający ma prawo dokonywania zmian w jadłospisie przedstawionym przez Wykonawcę.

10) Wszystkie posiłki powinny być przygotowane zgodnie z obowiązującymi normami i przepisami prawa. Posiłki będą przygotowywane przez Wykonawcę zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o bezpieczeństwie żywności i żywienia z dnia 25 sierpnia 2006 r. (Dz. U. z 2019 r. poz. 1252 ze zm.) łącznie z normami żywieniowymi wg Instytutu Żywienia i Żywności, jak również przepisami prawa w zakresie higieny żywienia norm HACCP.

11) Wykonawca będzie przygotowywał i dostarczał posiłki zachowując wymogi sanitarno- epidemiologiczne w zakresie personelu i warunków produkcji oraz weźmie odpowiedzialność za ich przestrzeganie.

12) Posiłki powinny być przygotowywane z zachowaniem diet pokarmowych ogólnej, bezmlecznej i bezglutenowej, zgodnie z informacją otrzymaną od Zamawiającego (uwzględnienie indywidualnych potrzeb alergików).

13) Posiłki muszą spełniać następujące warunki jakościowe:

− jadłospis powinien być urozmaicony, a dania obiadowe nie mogą się powtarzać w tym samym tygodniu,
- zupa nie może być dostarczana częściej niż 2 razy w tygodniu,
− potrawy powinny być lekkostrawne, przygotowane z surowców wysokiej jakości, świeżych, naturalnych, mało przetworzonych, bez użycia substancji dodatkowych – konserwujących, zagęszczających, barwiących lub sztucznie aromatyzowanych, 
− z jadłospisu należy wykluczyć: pasztety, wysoko przetworzone wędliny, zupę grzybową, zupę pieczarkową. Należy wykluczyć posiłki na bazie fast food. Zamawiający zakazuje stosowania: konserw, produktów z glutaminianem sodu, mięsa odkostnionego mechanicznie. − w jadłospisie powinny przeważać potrawy gotowane, pieczone i duszone, okazjonalnie smażone,
− posiłki powinny być o gramaturze odpowiedniej dla określonej grupy wiekowej.

14) Do obowiązków Zamawiającego realizowanych przez personel własny należeć będzie wydawanie posiłków dzieciom, sprzątanie pomieszczeń, w których spożywane będą posiłki, ponoszenie kosztów środków czyszczących i higienicznych zużywanych do sprzątania.

15) Wykonawca jest odpowiedzialny za zgodność z warunkami jakościowymi opisanymi dla przedmiotu zamówienia.

16) Obowiązkiem Wykonawcy jest przechowywanie próbek pokarmowych ze wszystkich przygotowanych i dostarczanych posiłków, każdego dnia przez okres 72 godzin z oznaczeniem daty, godziny, zawartości próbki pokarmowej z podpisem osoby odpowiedzialnej za pobieranie tych próbek.

17) Wykonawca jest zobowiązany do odebrania odpadów pokonsumpcyjnych niezależnie od ich ilości oraz mycie termosów. Czyste pojemniki na odpady zostaną dostarczone Zamawiającemu wraz z posiłkiem każdego dnia.

18) Pojemniki są odbierane, a ich mycie i dezynfekcja odbywa się w zakładzie macierzystym.

19) Wykonawca staje się właścicielem odpadów powstałych podczas realizacji i ponosi koszty związane z ich zagospodarowaniem. Brudne opakowania po posiłkach zostaną przekazane wykonawcy w dniu wykonywania usługi.

20) W przypadku awarii lub innych nieprzewidzianych zdarzeń Wykonawca jest zobowiązany zapewnić posiłki o nie gorszej jakości na swój koszt z innych źródeł.

1. Termin realizacji zamówienia

Przewidywany okres dostarczania posiłków: od 01.09.2026 do 25.06.2027

1. Kryteria oceny ofert

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:

1) Cena obejmująca dzienne wyżywienie: śniadanie, obiad jednodaniowy, podwieczorek

2) Odbiór pojemników na koszt Wykonawcy

 

1. Opis sposobu przygotowania oferty
2. Wykonawca powinien stworzyć ofertę na formularzu ofertowym załączonym do niniejszego zapytania (załącznik nr 1).

 Oferta powinna:

1) posiadać datę sporządzenia,

2) zawierać adres oferenta, numer telefonu, numer NIP,

3) być sporządzona w formie pisemnej w języku polskim pod rygorem nieważności,

4) być podpisana czytelnie własnoręcznie przez Wykonawcę zgodnie z zasadami reprezentacji.

VII. Miejsce oraz termin składania oferty

1) Wymagane dokumenty należy składać osobiście lub przesłać listem poleconym na adres Szkoła Podstawowa w Obicach, ul. Szkolna 18, 26-026 Obice, lub pocztą elektroniczną na adres: szkola@zsobice.pl w terminie do 08.07.2026 r. do godz. 10:00. Decyduje data i godzina faktycznego otrzymania oferty przez Zamawiającego.

2) Dokumenty powinny być umieszczone w zamkniętej kopercie z podanym adresem zwrotnym oraz dopiskiem Oferta na catering do „Szkoły Podstawowej w Obicach”. Nie dotyczy ofert przesłanej pocztą elektroniczną.

3) Oferty złożone po tym terminie nie zostaną rozpatrzone.

4) Wykonawca, którego oferta zostałaby wybrana jako najkorzystniejsza, zostanie poinformowany przez Zamawiającego o miejscu i terminie podpisania umowy. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, przede wszystkim gdy jest ona korzystna dla Zamawiającego i nie była możliwa do przewidzenia na etapie podpisywania umowy.

VIII. Dodatkowe informacje

1. Niniejsze postępowanie nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do zawarcia umowy z podmiotem uczestniczącym w niniejszym postępowaniu. Postępowanie może zostać zakończone bez wyboru konkretnego podmiotu, na każdym etapie postepowania – bez uzasadnienia. Oferty, w tym załączone dokumenty, nie będą zwracane oferentom.
2. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
3. Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert częściowych oraz ofert wariantowych.
4. Zamawiający nie przewiduje uzupełnienia i wyjaśniania treści dokumentów składanych przez Wykonawców.
5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej wśród najkorzystniejszych ofert, jeżeli oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, uchyli się od zawarcia umowy w przedmiocie realizacji przedmiotu niniejszego zamówienia.
6. Zamawiający zastrzega sobie, że jeżeli cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, jaką Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia to ma on prawo odstąpić od zawarcia umowy.
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn. Dopuszczalne będą także zmiany spowodowane następującymi okolicznościami: 1) Zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy,

2) Rozbieżności lub niejasności w umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień przez Strony,

3) Czynniki zewnętrzne np. siła wyższa, nieprzewidziane warunki pogodowe oraz inne okoliczności zewnętrzne mogące mieć wpływ na realizację postanowień umowy,

4) Obiektywne przyczyny niezależne od Zamawiającego lub Wykonawcy,

5) Zmiana umowy spowodowana jest okolicznościami, których Zamawiający, działając z należyta starannością nie mógł przewidzieć a wartość zmiany nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie,

6) Zaistnienie okoliczności leżących po stronie Zamawiającego, w szczególności spowodowanych sytuacją finansową, zdolnościami płatniczymi lub warunkami organizacyjnymi.

SPOSÓB PUBLIKACJI ZAPYTANIA OFERTOWEGO Informacja o postępowaniu została opublikowana na stronie internetowej Zamawiającego https://www.e-bip.org.pl/zsobice, wysłana do potencjalnych Wykonawców.

OSOBY WYZNACZONE DO KONTAKTU Z WYKONAWCAMI

W przypadku niejasności w treści zapytania ofertowego wyjaśnień udziela:

- Pani Katarzyna Nowak tel. 41 301 75 87, lub pod adresem e-mail: szkola@zsobice.pl

ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO:

1. Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy

 

Załącznik nr 1

 

Pieczęć wykonawcy

 

Formularz ofertowy

Wykonawca:

…………………………..................

…………………………………………

…………………………………………

…………………………………………

(nazwa, siedziba, adres, telefon, e-mail)

 

Zamawiający:

Szkoła Podstawowa w Obicach

1. Szkolna 18

26-026 Obice

 

 

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług cateringowych (przygotowanie i dostarczenie gotowych posiłków) – śniadań dla ok. 50 dzieci w wieku od 3 do 6 lat, obiad jednodaniowy dla ok. 80 dzieci w wieku od 3 do 15 lat uczęszczających do przedszkola i szkoły podstawowej w miejscowości Obice, ul. Szkolna 18, 26-026 Obice

1. W okresie od 01.09.2026 r. do 25.06.2027 r.

oferujemy wykonanie zamówienia za cenę dla oddziałów przedszkolnych:

- dzienne wyżywienie jednego dziecka obejmujące: śniadanie

Cena netto: …………………………PLN Podatek VAT …… % tj. …………………….PLN

Cena brutto:…………………………. PLN

Wartość słownie:…………………………………………………………………………

Informacje dodatkowe: ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………

1. W okresie od 01.09.2026 r. do 25.06.2027 r.

oferujemy wykonanie zamówienia za cenę dla oddziałów przedszkolnych:

- dzienne wyżywienie jednego dziecka obejmujące: obiad jednodaniowy

Cena netto: …………………………PLN Podatek VAT …… % tj. …………………….PLN

Cena brutto:…………………………. PLN

Wartość słownie:…………………………………………………………………………

Informacje dodatkowe: ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………

III. W okresie od 01.09.2026 r. do 25.06.2027  r.

oferujemy wykonanie zamówienia za cenę dla szkoły podstawowej:

- dzienne wyżywienie jednego dziecka obejmujące: obiad jednodaniowy

Cena netto: …………………………PLN Podatek VAT …… % tj. …………………….PLN

Cena brutto:…………………………. PLN

Wartość słownie:…………………………………………………………………………

Informacje dodatkowe: ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………

1. W okresie od 01.09.2026 r. do 25.06.2027 r.

oferujemy wykonanie zamówienia za cenę dla oddziałów przedszkolnych:

- dzienne wyżywienie jednego dziecka obejmujące: podwieczorek

Cena netto: …………………………PLN Podatek VAT …… % tj. …………………….PLN

Cena brutto:…………………………. PLN

Wartość słownie:…………………………………………………………………………

Informacje dodatkowe: ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………

1. W okresie od 01.09.2026 r. do 25.06.2027 r.

Zobowiązujemy się do odbierania opakowań po posiłkach.

Cena realizacji zamówienia jest ceną całkowitą, zawiera wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, które wykonawca zobowiązany jest ponieść w związku z wykonaniem zamówienia.

Oświadczam, iż gotowy(i) jestem(śmy) do realizacji zamówienia zgodnie z treścią niniejszego zapytania ofertowego z dnia 22 czerwca 2026 r.

Zapoznaliśmy się z treścią zapytania ofertowego i nie wnosimy do niego zastrzeżeń oraz zdobyliśmy informacje niezbędne do właściwego wykonania zamówienia.

Oświadczam(y), że uważam(y) się za związanych ofertą przez czas wskazany w zapytaniu ofertowym.

Oświadczam(y), że wszystkie dokumenty załączone do niniejszej oferty, jako załączniki stanowią integralną jej część i są zgodne z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym.

Oświadczam, że wypełniłem obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.

 

................................................                                                                          ............................................

(miejscowość i data)                                                                       (pieczęć i podpis osoby uprawnionej)