Archwium - Regulamin udostępniania pomieszczeń

„Regulamin wynajmu pomieszczeń

w Bibliotece Publicznej Miasta i Gminy Piaseczno”

Regulamin określa zasady wynajmu pomieszczeń (sali wystawowo-widowiskowej, sali szkoleniowo-wystawowej, sali komputerowej, sali Minikino – zwanych dalej Salą) w Bibliotece Publicznej Miasta i Gminy Piaseczno przy ul. Jana Pawła II 55 w Piasecznie, zwanej dalej Wynajmującym, a każdą osobą lub podmiotem dokonującym rezerwacji i najmu, zwanym dalej Najemcą.

1. Postanowienia ogólne
2. Wynajem Sali może nastąpić w celu zorganizowania spotkania, zebrania, konferencji lub szkolenia itp. (dalej: „Wydarzenie”) bez możliwości podnajęcia, użyczenia i udostępnienia Sali osobom trzecim.
3. Dyrektor Biblioteki Publicznej Miasta i Gminy Piaseczno nie wyraża zgody na wynajmowanie jakichkolwiek pomieszczeń w obiekcie na organizację spotkań tzw. „prezentacji”, „pokazów” – związanych z możliwością nabycia produktów, ofert, wyjazdów, itp.
4. Organizowane Wydarzenia nie mogą utrudniać wykonywania statutowych zadań Wynajmującego, zakłócać jego bieżącej działalności i kolidować z ogólnie przyjętymi zasadami etyki lub powodować negatywnych skutków dla wizerunku Wynajmującego.
5. Wynajem Sali może odbywać się w godzinach pracy Wynajmującego, inne dni i godziny wynajmu należy uzgodnić z przedstawicielami Wynajmującego.
6. Wynajmujący dopuszcza połączenie najmu Sali z organizacją przez Najemcę cateringu we własnym zakresie.
7. Najemca Sali jest zobowiązany do przestrzegania niniejszego Regulaminu, a ponadto do przestrzegania zarządzeń technicznych, przeciwpożarowych BHP obowiązujących na terenie Wynajmującego.
8. Na wynajem Sali zostaje podpisany dokument określający warunki wynajmu według wzoru stanowiącego Załącznik nr 5 do niniejszego Regulaminu.
9. Wynajmujący może wypowiedzieć najem Sali ze skutkiem natychmiastowym, jeśli Najemca używa przedmiotu najmu w sposób sprzeczny z umową lub z przeznaczeniem przedmiotu najmu i mimo upomnienia nie przestaje używać jej w taki sposób albo gdy przedmiot najmu używa w taki sposób, że zostaje on narażony na uszkodzenie.
10. Wszelkie wątpliwości odnośnie do Regulaminu i zasad wynajmu należy kierować do Wynajmującego w godzinach 11.00-15.00 osobiście, telefonicznie (tel. 48 22 484 21 46) lub pocztą elektroniczną (kadry@biblioteka-piaseczno.pl).
11. Opłaty
12. Wynajem Sali jest odpłatny, za wyjątkiem udostępnienia Sali na rzecz organizacji społecznych, towarzystw, fundacji lub innych podmiotów, które zorganizują w sali Wydarzenie służące realizacji celów statutowych Wynajmującego lub zbieżne z tymi celami.
13. Zasady bezpłatnego wynajmu określa „Regulamin nieodpłatnego udostępniania pomieszczeń Biblioteki Publicznej Miasta i Gminy Piaseczno”.
14. Odpłatność za wynajem Sali liczona jest na podstawie Cennika wynajmu Sali – Załącznik Nr 4.
15. W przypadku przedłużenia czasu korzystania z Sali w stosunku do ustalonego okresu najmu, Wynajmujący uprawniony jest do naliczenia dodatkowej opłaty za każdą rozpoczętą dodatkową godzinę najmu w wysokości stawki godzinowej określonej w Cenniku wynajmu Sali.
16. Opłatę za najem należy uiścić przelewem na rachunek bankowy Wynajmującego, wskazany w fakturze VAT, w terminie 14 dni od daty jej wystawienia.

III.         Rezerwacja

1. Rezerwacji Sali można dokonywać należy pocztą elektroniczną (numer telefonu: 48 22 4842146, adres poczty elektronicznej: kadry@biblioteka-piaseczno.pl)
2. Dokonanie rezerwacji Sali oznacza akceptację niniejszego Regulaminu, Cennika oraz wzoru dokumentu określającego warunki najmu.
3. Wynajmujący zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia oferty zamówienia Sali z powodu wyczerpania możliwości lokalizacyjnych, bądź jeśli najem Sali ma związek z organizacją wydarzenia, którego charakter może wpłynąć na negatywny wizerunek Wynajmującego.
4. Wynajmujący zastrzega sobie prawo odmowy udostępnienia Sali stowarzyszeniom, fundacjom, instytucjom i organizacjom, które wcześniej nie przestrzegały postanowień niniejszego Regulaminu.
5. W przypadku okoliczności niezależnych od Wynajmującego zastrzega on sobie prawo do odwołania, skrócenia lub odmowy przedłużenia trwającego wynajmu Sali.
6. Odwołanie rezerwacji
7. Anulowanie rezerwacji Sali bez ponoszenia kosztów możliwe jest do 3 dni roboczych przed planowanym terminem wynajmu. Rezygnację należy zgłosić drogą elektroniczną na adres kadry@biblioteka-piaseczno.pl
8. W przypadku braku zgłoszenia anulowania rezerwacji lub gdy rezygnacja nastąpi w okresie krótszym niż wskazanym w pkt 1, Najemca jest zobowiązany do dokonania zapłaty w wysokości 50% czynszu uzgodnionego z Wynajmującym za wynajem Sali.
9. Wydanie Przedmiotu najmu
10. Najemca jest zobowiązany poinformować Wynajmującego o planowanym sposobie zagospodarowania Sali oraz niezbędnym wyposażeniu co najmniej 4 dni przed terminem Wydarzenia.
11. Wszelkie prace podejmowane na terenie wynajmowanych pomieszczeń (Sali i przyległego holu) związane z organizacją Wydarzenia (tj. montaż, demontaż urządzeń służących organizacji wydarzenia – np. standów i punktów informacyjno-promocyjnych, dodatkowego oświetlenia i nagłośnienia, elementów wystroju lub wyposażenia itp.) mogą być prowadzone wyłącznie po uzgodnieniu z Wynajmującym.
12. Najemca może, z uwzględnieniem ust. 3, dowolnie aranżować wystrój Sali pod warunkiem niezwłocznego przywrócenia poprzedniego wyglądu po zakończeniu Wydarzenia. Zabrania się dokonywania aranżacji naruszających elementy stałe wykończenia lub wyposażenia przedmiotu najmu lub zakłócających normalny tok obsługi użytkowników.
13. Ze sprzętu będącego na wyposażeniu Sali można korzystać wyłącznie w Sali.
14. Wynajmujący udostępni Najemcy Salę na 30 minut przed planowanym Wydarzeniem, a w przypadku najmu z cateringiem na 60 minut wcześniej bądź, w szczególnym przypadku uzgodnionym indywidualnie z Wynajmującym, w dniu poprzedzającym najem Sali.
15. W przypadku wynajmu Sali na kilka następujących po sobie dni Najemca może na swoją odpowiedzialność pozostawić w Sali przedmioty lub własne wyposażenie.
16. Zwrot Przedmiotu najmu
17. Po zakończeniu korzystania z Sali Najemca jest zobowiązany pozostawić ją w stanie niepogorszonym oraz posprzątać.
18. Zwrot wynajętej Sali powinien nastąpić niezwłocznie, lecz nie później niż w ciągu 30 minut po zakończeniu ustalonego okresu najmu lub w przypadku najmu z cateringiem w ciągu 60 minut, chyba że Najemca uzyskał zgodę na przedłużenie okresu najmu.
19. W przypadku przedłużenia czasu korzystania z Sali, w stosunku do czasu ustalonego okresu najmu, Wynajmujący uprawniony jest do naliczenia dodatkowej opłaty za każdą rozpoczętą dodatkową godzinę najmu w wysokości stawki godzinowej określonej w Cenniku wynajmu Sali.
20. Do kwoty poza wynajmem Sali zostanie obciążony kwotą związaną z przygotowaniem Sali – ustawieniem krzeseł, otworzeniem i zamknięciem budynku/Sali i kwotą z tytułu obsługi nagłośnienia i oświetlenia Sali zgodnie z załącznikiem nr 4 – Cennikiem wynajmu sal.
21. Najemca jest zobowiązany wraz z przedstawicielem Wynajmującego dokonać wspólnych oględzin stanu Sali i wyposażenia. Po uzgodnieniach Wynajmujący wraz z Najemcą podpisują Protokół zdawczo-odbiorczy.

VII.        Prawa i obowiązki Najemcy

1. Najemca oraz uczestnicy Wydarzenia zobowiązani są do:

1)           przestrzegania Regulaminu;

2)           przestrzegania przepisów sanitarnych, bhp i ppoż. oraz do zachowania ładu i porządku;

3)           przestrzegania zakazu przyklejania lub przypinania czegokolwiek do ścian;

4)          dbania o czystość pomieszczeń udostępnionych przez Wynajmującego;

5)           wyegzekwowania od firmy cateringowej sprzątania po zakończeniu cateringu;

6)          pozostawienia Sali po Wydarzeniu w stanie niepogorszonym.

2. Najemca może nieodpłatnie korzystać z szatni samoobsługowej. Wynajmujący nie odpowiada za odzież wierzchnią oraz przedmioty pozostawione w szatni lub w Sali konferencyjnej.
3. Najemca ponosi odpowiedzialność wobec Wynajmującego za wszelkie szkody i straty wynikłe z niewłaściwego użytkowania wynajętej powierzchni, w tym w szczególności za zniszczenie, uszkodzenie lub kradzież wyposażenia.
4. Najemca zostanie obciążony pełnymi kosztami naprawy uszkodzeń wyposażenia Sali i wyposażenia technicznego, powstałych w wyniku użytkowania przez Najemcę oraz osób znajdujących się w Sali za jego przyzwoleniem.
5. W przypadku stwierdzenia szkody lub straty wynikłej z niewłaściwego użytkowania wynajmowanych pomieszczeń Najemca pokryje w całości koszty usunięcia uszkodzenia w terminie 14 dni od daty sporządzenia Protokołu zdawczo-odbiorczego.
6. W całym budynku Centrum Edukacyjno-Multimedialnego obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu.

Załącznik nr 1 – Wniosek o wynajęcie sal/sali

Załącznik nr 2 – Cennik wynajmu sal/sali