Procedura zgłaszania przypadków nieprawidłowości (sygnaliści)

PROCEDURA ZGŁASZANIA PRZYPADKÓW NIEPRAWIDŁOWOŚCI, PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH ORAZ OCHRONY OSÓB DOKONUJĄCYCH ZGŁOSZEŃ ( SYGNALISTÓW ) W BIBLIOTECE PUBLICZNEJ W PIASECZNIE

Na podstawie Dyrektywy PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii

1 DEFINICJE

Ilekroć w niniejszym dokumencie jest mowa o:

Biblioteka Publiczna - rozumie się przez to Bibliotekę Publiczną w Piasecznie z siedzibą przy ul. Jana Pawła II 55, 05-500 Piaseczno
Komisji Wyjaśniającej/Komisji - rozumie się przez to wewnętrzną Komisję powołaną do kompleksowego wyjaśnienia okoliczności opisanych w zgłoszeniu o nieprawidłowości.
Nieprawidłowości - rozumie się przez to taki stan faktyczny będący następstwem działania lub zaniechania świadczący o możliwości wystąpienia zdarzeń, naruszających lub mogących naruszać powszechnie obowiązujące przepisy prawa czy przepisy wewnętrzne; jest to również każde działanie czy zaniedbanie, które stanowi lub może stanowić działanie nielegalne lub naruszające standardy etyczne przyjęte w Bibliotece Publicznej.
Osoba odpowiedzialna za zgłoszenie - rozumie się przez to osobę odpowiedzialną za rozpatrzenie zgłoszenia o nieprawidłowości.
Postępowaniu wyjaśniającym - rozumie się przez to postępowanie, które prowadzone jest w związku ze złożonym zgłoszeniem.
Pracowniku - rozumie się przez to osobę pozostającą w stosunku pracy z Biblioteką Publiczną w Piasecznie w rozumieniu przepisu art. 22 § 1 Kodeksu pracy.
Dyrektorze - rozumie się przez to osobę pełniącą funkcję Dyrektora Biblioteki Publicznej w Piasecznie.
Procedurze - rozumie się przez to niniejszą Procedurę zgłaszania nieprawidłowości oraz ochrony sygnalistów.
Sygnaliście - rozumie się przez to osobę dokonującą zgłoszenia o nieprawidłowości, której przyznano status Sygnalisty na zasadach określonych w niniejszej Procedurze.
Współpracowniku - rozumie się przez to osobę świadczącą usługi na rzecz Biblioteki Publicznej w Piasecznie na podstawie umowy cywilnoprawnej.
Wstępnej analizie zgłoszenia - rozumie się przez to weryfikację treści zgłoszenia pod kątem istnienia podstaw do jego rozpoznania w toku postępowania wyjaśniającego oraz przyznania zgłaszającemu statusu Sygnalisty, w ramach której osoba odpowiedzialna za zgłoszenie ma prawo wystąpić do zgłaszającego z prośbą o uzupełnienie w wyznaczonym terminie danych zawartych w zgłoszeniu o nieprawidłowości.
Zgłaszającym - rozumie się przez to osobę dokonującą zgłoszenia o nieprawidłowości przy wykorzystaniu kanałów zgłoszeniowych określonych w niniejszej Procedurze.
Zgłoszeniu o nieprawidłowości - rozumie się przez to przekazanie w trybie określonym w niniejszej Procedurze przez osobę uprawnioną do dokonania zgłoszenia informacji mogących świadczyć o nieprawidłowościach.
2 POSTANOWIENIA OGÓLNE

Procedura jest elementem systemu kontroli zarządczej, a jej podstawowym celem jest zapobieganie nieprawidłowościom w Bibliotece Publicznej w Piasecznie.
Podstawowym celem Procedury jest utworzenie systemu informowania o nieprawidłowościach w Bibliotece Publicznej w Piasecznie, poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec Sygnalisty.
Procedura określa w szczególności:
zakres nieprawidłowości objętych Procedurą,
zakres osób uprawnionych do dokonania zgłoszenia,
zasady zgłaszania o nieprawidłowości przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia,
odpowiedzialność w procesie zarządzania nieprawidłowościami,
proces rozpatrywania oraz zarządzania nieprawidłowościami,
zasady zachowania poufności, w szczególności zasady zachowania w tajemnicy dokonanych zgłoszeń o nieprawidłowości przez Sygnalistów oraz tożsamości osób dokonujących zgłoszeń.
Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
4.1. korupcji;

4.2. zamówień publicznych;

4.3. usług, produktów i rynków finansowych;

4.4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

4.5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

4.6. bezpieczeństwa transportu;

4.7. ochrony środowiska;

4.8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

4.9. bezpieczeństwa żywności i pasz;

4.10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;

4.11. zdrowia publicznego;

4.12. ochrony konsumentów;

4.13. ochrony prywatności i danych osobowych;

4.14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

4.15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

4.16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

4.17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.

Podmiot prawny może dodatkowo w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych przewidzieć możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez podmiot prawny na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.
3 ZAKRES

Procedura i jej postanowienia mają zastosowanie do poniższych grup osób uprawnionych do dokonania Zgłoszenia:
pracownicy i współpracownicy oraz byli pracownicy i współpracownicy Biblioteki Publicznej ;
osoby działające w imieniu i na rzecz Biblioteki Publicznej ;
wszelkie inne osoby w jakikolwiek sposób powiązane z Biblioteką Publiczną w szczególności: osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia nieprawidłowości, wolontariusze, praktykanci, stażyści lub kandydaci do zatrudnienia, jeśli informacje dotyczące nieprawidłowości pozyskali w trakcie procesu rekrutacji lub innych procesów poprzedzających nawiązanie stosunku zatrudnienia; podwykonawcy albo inni przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi, jeśli informacje dotyczące nieprawidłowości pozyskali w związku z wykonywaniem umowy zawartej z Biblioteką Publiczną.
Zgłoszenie nieprawidłowości może dotyczyć w szczególności następujących podmiotów:
Podmiotów powiązanych z Biblioteką Publiczną .
Osoby fizycznej uprawnionej do reprezentowania Biblioteki Publicznej.
Pracowników i współpracowników Biblioteką Publiczną, w związku ze świadczeniem pracy na jej rzecz.
Podwykonawcy albo innego przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, jeżeli czyn zabroniony pozostawał w związku z wykonywaniem umowy zawartej z Biblioteką Publiczną .
Pracownika lub współpracownika albo osoby upoważnionej do działania w interesie lub na rzecz przedsiębiorcy niebędącego osobą fizyczną, jeżeli czyn pozostawał w związku z wykonywaniem umowy zawartej przez tego przedsiębiorcę z Biblioteką Publiczną.
Przez nieprawidłowości należy w szczególności rozumieć posiadane przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia informacje, mogące świadczyć o:
podejrzeniu przygotowania, usiłowania lub popełnienia czynu zabronionego przez podmioty, o których mowa powyżej,
niedopełnieniu obowiązków lub nadużyciu uprawnień przez podmioty, o których mowa powyżej,
niezachowaniu należytej staranności wymaganej w danych okolicznościach w działaniach podmiotów, o których mowa powyżej,
nieprawidłowościach w organizacji działalności Biblioteki Publicznej, które mogłyby prowadzić do popełnienia czynu zabronionego lub wyrządzenia szkody,
naruszeniach prawa dotyczących m.in. zamówień publicznych, usług finansowych, ochrony środowiska, spraw konsumenckich, ochrony prywatności i danych osobowych,
naruszeniu wewnętrznych procedur oraz standardów etycznych przyjętych w Bibliotece Publicznej ,
Procedura nie ma zastosowania do działań o charakterze mobbingu, do których stosuje się odrębne przepisy wewnętrzne.
4 OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA ZARZĄDZANIE ZGŁOSZENIAMI

Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń o nieprawidłowości w Bibliotece Publicznej oraz sprawującą całościowy nadzór nad przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń o nieprawidłowości w Bibliotece Publicznej jest Dyrektor Biblioteki Publicznej .
W przypadku, gdy zgłoszenie o nieprawidłowości dotyczy osoby wskazanej w punkcie 1, osobą odpowiedzialną za przyjęcie i rozpatrzenie zgłoszenia jest Burmistrz Miasta i Gminy Piaseczno.
5 SYGNALISTA

Zgodnie z zasadą dobrej wiary każda osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia powinna zgłosić nieprawidłowość, jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe i że informacje takie są objęte zakresem stosowania niniejszej procedury.
Status Sygnalisty uzyskuje każdy zgłaszający, chyba że wstępna analiza zgłoszenia, daje podstawy do przyjęcia, iż zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze. W złej wierze pozostaje zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego.
Decyzję o nadaniu statusu Sygnalisty podejmuje osoba odpowiedzialna za zgłoszenie.
Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego okaże się, że zgłaszający, który uprzednio otrzymał status Sygnalisty, działał w złej wierze, to zostaje on pozbawiony ochrony przewidzianej dla Sygnalisty.
6 ZGŁASZANIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI

Zgłoszenia o nieprawidłowości mogą być przekazywane za pomocą:
dedykowanej skrzynki mailowej: sygnalista@biblioteka-piaseczno.pl,
poprzez wypełnienie formularza zgłoszenia nieprawidłowości dostępnego na stronie BIP Biblioteki Publicznej i przekazanie go drogą pocztową na adres Biblioteki lub złożenie w sekretariacie biblioteki,
osobiście u Dyrektora Biblioteki Publicznej.
Zgłoszenie o nieprawidłowości powinno zawierać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz powinno zawierać przynajmniej następujące informacje:
datę oraz miejsce zaistnienia nieprawidłowości lub datę i miejsce pozyskania informacji o nieprawidłowości,
opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia nieprawidłowości,
wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie nieprawidłowości,
wskazanie ewentualnych świadków nieprawidłowości,
wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania nieprawidłowości.
Zgłaszający zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji dotyczących podejrzenia nieprawidłowości jako tajemnicy i powstrzymania się od publicznych rozmów o zgłaszanych podejrzeniach, chyba że osoba ta jest zobowiązana do takiego działania przepisami prawa.
Osoba odpowiedzialna za zgłoszenie potwierdza osobie dokonującej zgłoszenia przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia odpowiednio – na piśmie lub mailowo.
Przekroczenie terminu wskazanego w ust. 4 powyżej uzasadnione jest wyłącznie w razie konieczności podjęcia dodatkowych czynności w ramach wstępnej analizy zgłoszenia (np. konieczność uzupełnienia zgłoszenia, zgromadzenie dodatkowych dowodów). Wstępna analiza zgłoszenia nie może trwać dłużej niż 14 dni.

7 ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE

Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem trybu przewidzianego w niniejszej Procedurze, w szczególności gdy:
1) w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w Procedurze Pracodawca nie podejmie działań następczych lub nie przekaże informacji zwrotnej;

2) sygnalista ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody;

3) dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi go na działania odwetowe;

4) w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez Pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między pracodawcą a sprawcą naruszenia prawa lub udziału pracodawcy w naruszeniu prawa.

Zgłoszenie dokonane do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa.

8 ZGŁOSZENIA ANONIMOWE

Dopuszczalne jest anonimowe zgłoszenie nieprawidłowości za pośrednictwem skrzynki email sygnalista@biblioteka-piaseczno.pl.
Każde zgłoszenie anonimowe podlega wpisowi do Rejestru. W przypadku pozostawienia anonimowego zgłoszenia bez nadania mu biegu, osoba odpowiedzialna za zgłoszenie ma obowiązek wskazania przyczyn uzasadniających taką decyzję poprzez sporządzenie notatki służbowej.
Jeżeli w toku rozpatrywania zgłoszenia anonimowego, zostanie ustalona tożsamość zgłaszającego, osoba odpowiedzialna za zgłoszenie niezwłocznie nadaje mu status Sygnalisty.

9 FAŁSZYWE ZGŁOSZENIE

Zgłoszenie o nieprawidłowości może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.
Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń o nieprawidłowości.
W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu o nieprawidłowości świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, zgłaszający będący pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.
W przypadku zgłaszającego, świadczącego na rzecz Biblioteki Publicznej usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego zgłoszenia o nieprawidłowości skutkować może rozwiązaniem tejże umowy i definitywnym zakończeniem współpracy pomiędzy stronami.
Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia o nieprawidłowości może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej, w przypadku wystąpienia szkody po stronie Biblioteki Publicznej w związku z fałszywym zgłoszeniem.

10 POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE

Dostęp do kanałów zgłaszania o nieprawidłowości posiadają osoby odpowiedzialne za zgłoszenie.
Po wpłynięciu zgłoszenia o nieprawidłowości, osoba odpowiedzialna za zgłoszenie, niezwłocznie, nie później jednak niż w 3 dni od wpływu, dokonuje wstępnej analizy zgłoszenia. Przepisy § 6 ust. 5 stosuje się odpowiednio.
Jeżeli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania, osoba odpowiedzialna za zgłoszenie wszczyna postępowanie wyjaśniające, które toczy się przed Komisją Wyjaśniającą. Nadzór nad postępowaniem wyjaśniającym prowadzonym przez Komisję Wyjaśniającą sprawuje osoba odpowiedzialna za przyjęcie zgłoszenia.
Osoba odpowiedzialna za zgłoszenie wszczyna postępowanie wyjaśniające. Powołuje Komisję Wyjaśniającą w drodze zarządzenia, w terminie najpóźniej 3 dni od dnia powzięcia informacji.
W skład komisji wchodzi Dyrektor oraz inne osoby przez niego powołane, właściwe do oceny zgłoszenia. Komisja liczy od 3 do 5 osób.
W skład Komisji mogą wchodzić zarówno osoby zatrudnione w Bibliotece Publicznej, jak i osoby postronne np. prawnik czy wyspecjalizowany podmiot gospodarczy.
W skład Komisji nie może wchodzić osoba bezpośrednio dotknięta zgłoszeniem.
Jeżeli w toku prac okaże się, że osoba będąca członkiem Komisji była zaangażowana w nieprawidłowości, podlega ona obligatoryjnemu wyłączeniu z prac Komisji, a w jej miejsce może zostać powołana nowa osoba.
W sprawach dotyczących zgłoszeń obejmujących działalność Dyrektora Biblioteki Publicznej zawiadomienie o wpływie zgłoszenia przesyła się Burmistrzowi Miasta i Gminy Piaseczno.
Komisja ma prawo do wglądu w dokumenty niezbędne do oceny zgłoszenia, a także do zbierania ustnych wyjaśnień od świadków.
Działania Komisji mają doprowadzić do zbadania i oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz zaradzenia naruszeniom będącym przedmiotem zgłoszenia i wprowadzenia działań następczych.
Osoba, której dotyczy zgłoszenie ma prawo do bycia wysłuchanym i prawo do dostępu do akt.
Zapewnia się ochronę tożsamości osoby, której dotyczy zgłoszenie, do czasu zakończenia postępowania wyjaśniającego.
Z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego Komisja sporządza raport. Raport obejmuje także rekomendacje Komisji w zakresie załatwienia sprawy oraz ewentualnych konsekwencji, jakie powinny zostać wyciągnięte przez Dyrektora Biblioteki w stosunku do sprawcy/sprawców nieprawidłowości albo zgłaszającego, który dokonał świadomie fałszywego zgłoszenia.
Do środków, jakie mogą zostać zastosowane w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa należą m.in. kary porządkowe i dyscyplinarne określone w Kodeksie Pracy.
Rozpatrzenie zgłoszenia o nieprawidłowości następuje bez zbędnej zwłoki, w okresie nie dłuższym niż 30 dni od daty wszczęcia postępowania wyjaśniającego pod warunkiem możliwości zebrania w tym czasie przez podmiot rozpatrujący niezbędnych dokumentów i dowodów.
W szczególnie skomplikowanych przypadkach rozpatrzenie zgłoszenia o nieprawidłowości może nastąpić w terminie nie dłuższym niż 90 dni od daty wszczęcia postępowania wyjaśniającego.
Osoba odpowiedzialna za zgłoszenie ma obowiązek poinformować Sygnalistę o sposobie rozwiązania sprawy, tj. przekazać informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych oraz na temat powodów tych działań następczych, w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczyło Dyrektora informację o zakończonym postępowaniu wyjaśniającym przekazuje się do Burmistrza Miasta i Gminy Piaseczno.
11 OCHRONA SYGNALISTY

Dyrektor wprowadza bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec Sygnalisty również w sytuacji, gdy zgłoszenie o nieprawidłowości zostało zgłoszone w dobrej wierze, a przeprowadzone postępowanie wyjaśniające wykazało, że zgłoszona nieprawidłowość nie miała miejsca.
Sygnaliście przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją oraz innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.
Niedopuszczalnym jest zakończenie stosunku pracy lub rozwiązanie umowy wzajemnej z Sygnalistą, obniżenie wynagrodzenia za pracę, wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu, przeniesienie na niższe stanowisko pracy lub zawieszenie w wykonywaniu obowiązków lub nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze wyłącznie w związku z dokonanym przez Sygnalistę zgłoszeniem o nieprawidłowości.
Ochrona nie dotyczy Sygnalisty, będącego jednocześnie sprawcą/współsprawcą/ pomocnikiem zgłaszanej nieprawidłowości.
Szczegóły dotyczące ochrony sygnalisty znajdują się w Załączniku nr 6 do niniejszej Procedury.
12. REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

Każdorazowo zgłoszenie o nieprawidłowości zostaje zarejestrowane w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych niezależnie od dalszego przebiegu postępowania wyjaśniającego.
Wzór rejestru stanowi załącznik nr 4 do Procedury.
Za prowadzenie Rejestru zgłoszeń wewnętrznych w Bibliotece Publicznej odpowiada osoba wyznaczona do przyjmowania zgłoszeń o nieprawidłowości.
Poza prowadzeniem Rejestru, osoba odpowiedzialna za zgłoszenie, przy zachowaniu zasad poufności tajemnicy, jest zobowiązana do przechowywania wszelkich dowodów, dokumentów i informacji zebranych w toku analizy oraz informacji dotyczących rozpatrzenia zgłoszenia przez okres 3 lat od czasu zakończenia postępowania wyjaśniającego.
13 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Procedura wymaga przeglądu i aktualizacji minimum jeden raz w roku.
Za aktualizację procedury odpowiada Dyrektor Biblioteki.
Procedura zostaje wprowadzona na czas nieokreślony.
Załączniki do niniejszej procedury stanowią:

Załącznik nr 1 - Karta zgłoszenia naruszenia

Załącznik nr 2 – Protokół ze spotkania dotyczącego zgłoszenia naruszenia

Załącznik nr 3 – Formularz przyjęcia zgłoszenia od sygnalisty

Załącznik nr 4 - Formularz odpowiedzi na zgłoszenie

Załącznik nr 5 – Rejestr zgłoszeń

Załącznik nr 6 - Procedura ochrony danych sygnalisty w ramach Zgłoszenia

 

Załącznik nr 1

KARTA ZGŁOSZENIA NARUSZENIA

Dane osoby zgłaszającej (sygnalista):
Imię i nazwisko (opcjonalnie):
Adres do korespondencji:
Telefon kontaktowy:
Adres e-mail:
Preferowany sposób kontaktu (telefon, e-mail, list):
Data zgłoszenia:
Rodzaj zgłoszenia (proszę zaznaczyć właściwe):
☐ Zgłoszenie jawne
☐ Zgłoszenie anonimowe
Opis naruszenia:
Rodzaj naruszenia (np. korupcja, dyskryminacja, naruszenie przepisów prawa pracy):
Szczegółowy opis sytuacji:
Data i miejsce zdarzenia:
Osoby zaangażowane (jeśli znane):
Dowody, jeśli dostępne (dokumenty, świadkowie, nagrania itp.):
Dodatkowe informacje:
Inne uwagi lub informacje mogące być istotne dla zgłoszenia:

Załącznik nr 2

PROTOKUŁ ZE SPOTKANIA DOTYCZĄCEGO ZGŁOSZENIA NARUSZENIA

Dane spotkania:
Data:
Miejsce:
Czas trwania spotkania:
Dane uczestników:
Zgłaszający (sygnalista):
Imię i nazwisko:
Kontakt: telefon lub e-mail
Osoba przyjmująca zgłoszenie:
Imię i nazwisko:
Stanowisko:
Inne osoby obecne na spotkaniu (jeśli dotyczy):
Imię i nazwisko:
Rola na spotkaniu:
Przebieg spotkania:
Powód spotkania: Spotkanie zostało zorganizowane na żądanie sygnalisty w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa dotyczącego [krótki opis naruszenia].
Forma dokumentacji: Spotkanie dokumentowane w formie:
☐ Nagrania audio/wideo
☐ Sporządzenia protokołu (niniejszy dokument)
Opis zgłoszenia naruszenia:
Szczegółowy opis przedstawiony przez zgłaszającego:
Sygnalista poinformował o naruszeniu dotyczącym [opis sytuacji, osób zaangażowanych, daty i miejsca naruszenia].………………………………………………………………………………

Sygnalista wskazał dowody w postaci [opis dowodów, jeżeli zostały przekazane]……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Uwagi i wyjaśnienia zgłaszającego:
Sygnalista podał dodatkowe informacje związane z incydentem, takie jak [dodatkowe szczegóły podane przez sygnalistę] ………………………………………………………………………………………………………………………………
Potwierdzenie warunków poufności i ochrony danych osobowych:
Sygnalista został poinformowany o przysługujących mu prawach dotyczących poufności oraz ochrony danych osobowych zgodnie z ustawą o ochronie osób zgłaszających naruszenia.
Zgoda na dokumentację:
Sygnalista wyraził zgodę na dokumentowanie spotkania w formie nagrania/protokołu:
☐ Tak
☐ Nie
Podpisy uczestników:
Zgłaszający (sygnalista):
Imię i nazwisko: ________________________________
Data: ____________________
Podpis: ________________________________________
Osoba przyjmująca zgłoszenie:
Imię i nazwisko: ________________________________
Data: ____________________
Podpis: ________________________________________

Załącznik nr 3

FORMULARZ PRZYJĘCIA ZGŁOSZENIA OD SYGNALISTY

Dane dotyczące zgłoszenia:
Data przyjęcia zgłoszenia:
Godzina przyjęcia zgłoszenia:
Forma zgłoszenia:
☐ Ustne (spotkanie bezpośrednie)
☐ Pisemne (formularz)
Dane zgłaszającego (sygnalisty):
Imię i nazwisko:
Stanowisko w organizacji (jeśli dotyczy):
Kontakt (numer telefonu lub e-mail):
Dane osoby przyjmującej zgłoszenie:
Imię i nazwisko:
Stanowisko:
Kontakt:
Opis zgłoszenia:
Rodzaj naruszenia: [Krótki opis naruszenia] ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Szczegółowy opis zgłoszenia: [Opis sytuacji, czas i miejsce naruszenia, osoby zaangażowane] ………………………………………………………………………………………………………
Dowody lub dokumenty załączone do zgłoszenia (jeśli dotyczy):
☐ Tak
☐ Nie
Rodzaj dowodów/dokumentów: [Krótki opis załączonych dowodów] …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Zgoda na dalszy kontakt:
☐ Tak
☐ Nie
Preferowana forma kontaktu:

Ochrona danych osobowych:
Zgłaszający został poinformowany o prawach dotyczących ochrony jego danych osobowych oraz poufności zgłoszenia.

Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia:
Data:
Nr zgłoszenia
Podpis osoby przyjmującej zgłoszenie: ___________________________________
Podpis zgłaszającego (jeśli nie anonimowe): ___________________________________

Załącznik nr 4

Formularz odpowiedzi na zgłoszenie

Dane dotyczące zgłoszenia:
Numer zgłoszenia:
Data otrzymania zgłoszenia:
Forma zgłoszenia:
☐ Ustne (spotkanie)
☐ Pisemne (formularz)
Dane zgłaszającego (sygnalisty):
Imię i nazwisko (jeśli dotyczy):
Kontakt zgłaszającego:
Dane osoby odpowiedzialnej za odpowiedź:
Imię i nazwisko:
Stanowisko:
Data sporządzenia odpowiedzi:
Podsumowanie treści zgłoszenia:
Opis zgłoszenia: [Krótki opis naruszenia lub problemu] …………………………………………………………………………………………………………………………………
Osoby zaangażowane w zgłoszenie: [Imię i nazwisko, stanowisko] ………………………………………………………………………………………………………..
Rodzaj naruszenia:
☐ Naruszenie prawa
☐ Naruszenie przepisów wewnętrznych
☐ Inne:
Podjęte działania:
Opis działań weryfikacyjnych: [Krótki opis podjętych kroków w celu zbadania zgłoszenia]
☐ Przeprowadzono dochodzenie wewnętrzne
☐ Przeprowadzono rozmowy z osobami zaangażowanymi
☐ Zgłoszenie przekazano odpowiednim organom (jeśli dotyczy)
☐ Inne działania: [Opis]
Wynik dochodzenia:
☐ Zgłoszenie potwierdzone
☐ Zgłoszenie niepotwierdzone
☐ W trakcie dochodzenia
☐ Zgłoszenie uznane za niezasadne
Dalsze kroki: ………………………………………………………………………………………………………………………………
Podjęte decyzje:
☐ Brak dalszych działań (zgłoszenie niezasadne)
☐ Wdrożenie działań naprawczych
☐ Dyscyplinarne działania wobec osób zaangażowanych
☐ Przekazanie sprawy organom zewnętrznym (jeśli dotyczy)
☐ Inne:
Oczekiwany termin zakończenia działań:
Informacje zwrotne dla zgłaszającego:
Szczegóły odpowiedzi: [Krótki opis odpowiedzi udzielonej sygnaliście] ………………………………………………………………………………………………
Czy działania naprawcze zostaną podjęte:
☐ Tak
☐ Nie
Możliwość dalszego kontaktu:
☐ Tak, na prośbę zgłaszającego
☐ Nie, sprawa zamknięta
Ochrona sygnalisty:
Sygnalista został poinformowany o ochronie jego danych osobowych i zasadach poufności.
Zgłaszający ma prawo do anonimowości i ochrony przed odwetem za zgłoszenie.
Podpisy:
Podpis osoby odpowiedzialnej za odpowiedź:

____________________________________

Podpis osoby otrzymującej odpowiedź.

____________________________________

Załącznik nr 5

REJESTR ZGŁOSZEŃ

L.p

Numer zgłoszenia

Data zgłoszenia

Sposób zgłoszenia (pisemne/ustne)

Dane osoby zgłaszającej (sygnalista) w tym adres

Opis/przedmiot

naruszenia

Podjęte działania

Status zgłoszenia (w toku/zakończone)

Data zakończenia

postępowania

Załącznik nr 6

Procedura ochrony danych sygnalisty w ramach Zgłoszenia

Zasady ogólne

Procedura zostaje ustanowiona w celu zapewnienia należytej ochrony danych osobowych sygnalistów, a także zapewnienia właściwego stosowania przepisów kodeksu postępowania administracyjnego [k.p.a.] oraz RODO w odniesieniu do ich danych.
Sygnaliści pełnią niezastąpioną funkcję w społeczeństwie, gdyż ich działania umożliwiają identyfikację nieprawidłowości. Określone w Procedurze mechanizmy mają na celu ograniczenie osobistego ryzyka osoby zgłaszającej nieprawidłowości, w tym negatywnych konsekwencji ze strony osób i podmiotów, do których odnosiło się zgłoszenie.
W Procedurze przez Sygnalistę rozumie się osobę zgłaszającą nieprawidłowości w sprawach, w których nie jest stroną ani uczestnikiem, na rzecz stron lub uczestników tych postępowań. Sygnalista nie jest też świadkiem w postępowaniu, które zostanie zainicjowane na skutek jego zgłoszenia.
Dane sygnalisty powinny pozostać poufne i nie mogą być ujawniane w toku postępowania stronom i uczestnikom tego postępowania, bez wyraźnego i jednoznacznego przyzwolenia ze strony Sygnalisty.
Zasady ochrony danych Sygnalisty

Tworzy się odrębny rejestr spraw zgłoszonych przez Sygnalistów.
Sygnalistą jest każda osoba, która zgłasza nieprawidłowości, która nie robi tego ze względu na swój własny interes prawny lub obowiązek.
Osoba otrzymująca zgłoszenie, rejestruje wniosek jako odrębną sprawę, z sygnaturą odpowiednią dla zgłoszeń Sygnalistów, aby zminimalizować ryzyko ujawnienia danych Sygnalisty na dalszych etapach postępowania.
Sygnalista nie staje się stroną postępowania administracyjnego w rozumieniu przepisów art. 28 k.p.a., w sprawie toczącej się na skutek otrzymanego od niego zgłoszenia.
Od Sygnalisty nie żąda się dodatkowych danych osobowych, niż te które zostały przez niego wskazane w przekazanym zgłoszeniu, nawet jeżeli nie pozwalają one na jednoznaczną identyfikację.
Na skutek zgłoszenia otrzymanego od Sygnalisty jest wszczynane postępowanie z urzędu zgodnie z art. 61 par. 1 k.p.a.
Sygnalista nie jest uczestnikiem ani stroną wszczętego postępowania.
Stroną postępowania wszczętego z urzędu w związku ze zgłoszeniem otrzymanym od Sygnalisty staje się podmiot wszczynający to postępowanie.
Dane Sygnalisty nie są ujawnianie w żadnym z dokumentów związanych z postępowaniem.
W postępowaniu można odwołać się do numeru sprawy, pod którą zostało zarejestrowane zgłoszenie od Sygnalisty, bez ujawniania danych Sygnalisty.
Danych Sygnalisty nie ujawnia się na wniosek stron lub uczestników postępowania.
Danych Sygnalisty nie zamieszcza się w rozdzielnikach dokumentów związanych z postępowaniem.
Sygnalista jest informowany o przebiegu i wyniku postępowania, które zostało wszczęte na skutek jego zgłoszenia, poprzez przekazanie informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych powodów tych działań następczych.
Zakazuje się szykanowania Sygnalisty.
Zakaz podejmowania działań odwetowych obejmie nie tylko Sygnalistę zgłaszającego nieprawidłowość, ale też osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia i osoby powiązane ze zgłaszającym.