Obwiązek informacyjny RODO dla nadawców/odbiorców korespondencji wysyłanej za pośrednictwem e-Doręczeń

Obwiązek informacyjny RODO dla nadawców / odbiorców korespondencji wysyłanej za pośrednictwem e-Doręczeń

Stosując się do art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, dalej również jako „RODO”, informujemy, iż:

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Kętrzynie  z siedzibą ul. Pocztowa 11, 11-400 Kętrzyn (dalej: "my"). Możesz się z nami skontaktować w następujący sposób:

-wysyłając wiadomość e-mail na adres mopsketrzyn@miastoketrzyn.pl     

-pisemnie, wysyłając list na adres: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Kętrzynie ul. Pocztowa 11, 11-400 Kętrzyn.

-telefonicznie: 89 751 29 01

2. Dane kontaktowe Inspektora ochrony danych (IOD): r.andrzejewski@szkoleniaprawnicze.com.pl
3. Cele przetwarzania Twoich danych osobowych oraz podstawa prawna przetwarzania

Przetwarzamy Państwa dane w celu doręczania i odbierania korespondencji z wykorzystaniem tzw. e-doręczeń - zgodnie z ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U.2024.1045 t.j. z dnia 2024.07.16, z późn. zm.), dalej również jako „ustawa”.

W zależności od treści korespondencji dane przetwarzamy na podstawie:

- art. 6 ust. 1 lit. b RODO (w zakresie korespondencji prowadzonej w celu zawarcia czy realizacji umowy, podjęcia działań przed jej zawarciem na Państwa żądanie),

- art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO (w zakresie korespondencji dotyczącej przetwarzania danych niezbędnych do wypełnienia obowiązku prawnego, który ciąży na administratorze),

- art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. g RODO (w zakresie korespondencji dotyczącej przetwarzania danych niezbędnych ze względów związanych z ważnym interesem publicznym),

- art. 6 ust. 1 lit. e RODO (w zakresie korespondencji dotyczącej przetwarzania danych niezbędnych do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym, w tym realizowania naszych działań statutowych).

Dane będą przewarzane również w celach związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa informatycznego – w oparciu o art. 6 ust. 1 lit f RODO (uzasadniony interes Administratora).

4. Okres przechowywania danych

Dane osobowe zawarte w korespondencji będziemy przechowywać w zależności od jej rodzaju - przez okres wynikający z przepisów kancelaryjno-archiwalnych obowiązujących w naszej jednostce.

5. Odbiorcy danych

Będziemy przekazywać Państwa dane osobowe podmiotom, z którymi współpracujemy w zakresie przetwarzania danych, np. dostawcy usług IT. Takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z nami i tylko zgodnie z naszymi poleceniami.

Państwa dane przekażemy także do Ministra właściwego do spraw informatyzacji jako podmiotu prowadzącego Bazę Adresów Elektronicznych oraz do innych osób i podmiotów posiadających tytuł prawny do zasobów skrzynki wynikający z orzeczenia sądowego albo z aktu administracyjnego.

6. Twoje prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

Masz następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

1. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, w tym prawo do uzyskania kopii danych;
2. na podstawie art. 16 RODO prawo do żądania sprostowania (poprawienia) danych osobowych;
3. prawo do usunięcia danych – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 17 RODO,
4. prawo ograniczenia przetwarzania – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 18 RODO;
5. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 21 RODO, tj. w przypadku gdy:

- zaistnieją przyczyny związane z Pani/Pana szczególną sytuacją, w przypadku przetwarzania danych na podstawie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej przez Administratora,

- przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą jest dzieckiem.

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami (dane kontaktowe w części "Administrator danych").

7. Prawo wniesienia skargi do organu

Przysługuje Ci także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, https://uodo.gov.pl/pl/526/2464).

8. Informacja o źródle pochodzenia danych, dobrowolności/obowiązku podania danych

Określone dane nadawców / odbiorców wymienione w ustawie zgromadzone w systemie elektronicznym są publicznie dostępne.

Dane osób reprezentujących nadawców/odbiorców otrzymaliśmy od nadawców / odbiorców -  instytucji/organów/firm (tj. zazwyczaj będących pracodawcami osób je reprezentujących). Zazwyczaj są to podstawowe dane identyfikacyjne, dane zwykłe tj. imię i nazwisko, adres do doręczeń elektronicznych; podstawowe dane identyfikacyjne. Dane osób reprezentujących będą przetwarzane również w prawnie uzasadnionym interesie, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Podanie danych jest niezbędne do wymiany korespondencji.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany i dane nie są profilowane.

10. Przekazywanie danych do państw trzecich

Dane nie będą przekazywane do państw trzecich czy też organizacji międzynarodowych.