Obowiązek informacyjny RODO – kontrahenci, umowy

Obowiązek informacyjny RODO – kontrahenci, umowy

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679  z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych  – zwanego dalej RODO) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm), informujemy, iż:

1. Administratorem danych osobowych drugiej Strony umowy, oferenta; Pełnomocnika (innej osoby reprezentującej drugą Stronę umowy, oferenta); pracownika (osób wskazanych do kontaktu / realizacji umowy) jest Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Kętrzynie reprezentowany przez Katarzynę Hoszkiewicz, zwany dalej Administratorem.
2. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych osobowych, z którym może się Pan/Pani kontaktować pod adresem e-mail: iod.r.andrzejewski@szkoleniaprawnicze.com.pl lub pisemnie na adres Administratora.
3. Dane osobowe:
4. Drugiej Strony umowy będą przetwarzane w celu:

- zawarcia oraz realizacji umowy. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest zawarta umowa lub działania prowadzące do zawarcia takiej umowy (art. 6 ust. 1. lit b RODO).

- wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze związanych z rachunkowością, prawem podatkowym (w celu rozliczenia za wykonaną usługę itp.), na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz inne akty prawne, a także w celach archiwalnych (po ustaniu celu pierwotnego) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z właściwymi przepisami szczególnymi. Dane mogą być przetwarzane (w przypadku konieczności) w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co stanowi uzasadniony interes Administratora w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej dane będą przetwarzane również w celach związanych z zabezpieczeniem społecznym na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a, b i h RODO oraz inne akty prawne, w szczególności ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych wraz z aktami wykonawczymi.

- realizacji obowiązków ADO w zakresie udostępnienia i aktualizowania w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych -  informacji o umowach zawartych przez jednostkę sektora finansów publicznych lub na jej rzecz. Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO -  przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na ADO; ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

- w celu wykonania obowiązków administratora polegających na wykonywaniu czynności w systemie informatycznym Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, tj. Krajowym Systemie e-Faktur (nadawanie uprawnień w systemie, obsługa systemu, wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych) - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w związku z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

1. b) osób reprezentujących druga Stronę Umowy, będą przetwarzane na podstawie obowiązku prawnego, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. c RODO wynikającego z przepisów prawa określających umocowanie do reprezentowania – w zakresie ważności umów i właściwej reprezentacji stron w celu zawarcia oraz należytej realizacji niniejszej umowy. Podane tych danych jest warunkiem zawarcia umowy lub ważności podejmowanych czynności.
2. c) osób wskazanych przez drugą Stronę umowy, jako osoby do kontaktu/realizacji umowy (imię i nazwisko, służbowe dane kontaktowe, miejsce pracy) będą przetwarzane w prawnie uzasadnionym interesie, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w celu zawarcia oraz należytej realizacji niniejszej umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Dane mogą być przetwarzane (w przypadku konieczności) w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co stanowi uzasadniony interes Administratora w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane osobowe Administrator danych pozyskał od drugiej Strony umowy, która wskazała Pana/Panią jako osobę upoważnioną do reprezentowania / kontaktu czy realizacji umowy.

4. Dane osobowe będą ujawniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa, w szczególności jeżeli umowa wypełnia ustawowe wymogi - Ministrowi Finansów, który zapewnia funkcjonowanie systemu teleinformatycznego, w którym jest prowadzony Centralny Rejestr Umów JSFP, który jest administratorem danych użytkowników kont w systemie; w przypadku faktur ustrukturyzowanych - Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej w związku z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Nadto dane będą powierzone na podstawie odpowiedniego instrumentu prawnego tzw. podmiotom przetwarzającym, chodzi głównie o dostawców / serwisantów oprogramowania informatycznego / obsługę księgowo-finansową, obsługę  z zakresu ochrony danych osobowych.  Ponadto w zakresie stanowiącym informację publiczną dane będą ujawniane każdemu zainteresowanemu taką informacją lub publikowane w BIP Administratora.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez czas trwania umowy oraz przez wymagany w świetle obowiązującego prawa okres po jej wygaśnięciu, w celu archiwizowania danych lub dochodzenia roszczeń. Dane będą przechowywane w celu archiwalnym nie dłużej niż to wynika z przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. W przypadku publikacji w Centralnym Rejestrze JSFP - zgodnie z art. 34b ust. 6 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych - informacje o umowie udostępnione w Centralnym Rejestrze JSFP są z niego usuwane po upływie pięciu lat, licząc od końca roku, w którym umowa przestała obowiązywać. Krajowy System e-Faktur (KSeF) automatycznie przechowuje każdą przesłaną fakturę ustrukturyzowaną przez okres 10 lat od końca roku, w którym została wystawiona.
6. Przysługuje Pani/Panu prawo:
7. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, w tym prawo do uzyskania kopii danych;
8. na podstawie art. 16 RODO prawo do żądania sprostowania (poprawienia) danych osobowych;
9. prawo do usunięcia danych – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 17 RODO,
10. prawo ograniczenia przetwarzania – przysługuje w ramach przesłanek
    i na warunkach określonych w art. 18 RODO,
11. prawo do przenoszenia danych osobowych – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 20 RODO,
12. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO), sprzeciw przysługuje wobec przetwarzania przez Administratora danych w prawnie uzasadnionych celach Administratora z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją.
13. prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
14. Dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, o którym mowa w art. 22.
15. Podanie danych osobowych drugiej Strony umowy jest dobrowolne, jednak jest warunkiem zawarcia i realizacji umowy. Konsekwencją niepodania danych osobowych jest brak możliwości zawarcia i realizacji umowy.

Tutaj dowiesz się więcej na temat prawa do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych:

Przysługuje Pani/Panu:

• prawo do wniesienia sprzeciwu z uwagi na szczególną sytuację. Sprzeciw przysługuje wobec przetwarzania przez Administratora danych w prawnie uzasadnionych celach Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją. Powinna/-ien Pani/Pan wtedy wskazać nam szczególną sytuację, która Pani/Pana zdaniem uzasadnia zaprzestanie przez nas przetwarzania objętego sprzeciwem. Przestaniemy przetwarzać Pani/Pana dane w tych celach, chyba że wykażemy, że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności lub też że Pani/Pana dane są nam niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli zgodnie z oceną Administratora Pani/Pana interesy będą ważniejsze od interesów Administratora będzie on zobowiązany zaprzestać przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w tych celach.