Konkurs ofert na kompleksową obsługę serwisową i dzierżawę urządzenia wielofunkcyjnego (kserokopiarki)

KONKURS OFERT NA KOMPLEKSOWĄ OBSŁUGĘ SERWISOWĄ I DZIERŻAWĘ

URZĄDZENIA WIELOFUNCYJNEGO (KSEROKOPIARKI) W SZKOLE PODSTAWOWEJ NR 8 W TORUNIU

Gmina Miasta Toruń z siedzibą w Toruniu, ul. Wały gen. Sikorskiego 8, posiadająca NIP 879-000-10-14, działająca poprzez Szkołę Podstawową nr 8, ul. Łyskowskiego 28, 87-100 Toruń, zaprasza w formie Zapytania Ofertowego do złożenia ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości mniejszej niż 130 000zł.

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa serwisowa wraz z dzierżawą 1 szt. urządzenia wielofunkcyjnego w Szkole Podstawowej nr 8 w Toruniu.

2. Określenie przedmiotu zamówienia: świadczenie usługi kompleksowej obsługi serwisowej urządzenia wielofunkcyjnego (kserokopiarki) eksploatowanych w Szkole Podstawowej nr 8, obejmującej: dzierżawę i dostawę 1 szt. urządzenia (wymagania minimalne: urządzenie monochromatyczne, wydruk min. 45 stron na minutę, duplex, skaner, port sieciowy, format A4/A3, możliwość utworzenia osobnych kont na urządzeniu dla pracowników szkoły), instalację na wskazanych komputerach, wdrożenie oprogramowania do rozliczenia wydruków, przeglądy, naprawy i konserwacje oraz wymianę materiałów eksploatacyjnych, w tym: tonerów i części eksploatacyjnych w zamian za opłatę, wyliczoną na podstawie liczby wykonanych wydruków. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 5 niniejszego zapytania.

3. Poziomy zgłoszeń serwisowych

• Wykonawca zobowiązuje się przyjmować i obsługiwać zgłoszenia serwisowe i kategoryzować ja na poziomy ważności określone poniżej:
  • Poziom ważności 1 – poziom ważności zgłoszenia serwisowego w przypadku gdy urządzenie drukujące całkowicie przestało działać lub nastąpiły tak poważne zakłócenia w jego działaniu, że Zamawiający nie może normalnie kontynuować pracy; korzystanie z urządzenia stało się niemożliwe, a jego działanie ma dla Zamawiającego znaczenie krytyczne i sytuacja wymaga natychmiastowej interwencji. Wstawienie urządzenia zastępczego o porównywalnych parametrach.
  • Poziom ważności 2 – działanie urządzenia jest poważnie ograniczone. Ważne funkcje są niedostępne i nie znaleziono żadnej akceptowalnej metody obejścia problemu; korzystanie z urządzenia jest jednak nadal możliwe, choć w ograniczonym zakresie.
  • Poziom ważności 3 – działanie urządzenia jest ograniczone w niewielkim stopniu. Efektem ograniczenia jest niedogodność, która może wymagać zastosowania metody obejścia problemu w celu wydruku.
  • Poziom ważności 4 – klient prosi o informację na temat urządzenia, wyjaśnienie treści dokumentacji, ale nie ma żadnych zakłóceń w działaniu. Urządzenie działa poprawnie. Problem nie ma negatywnego wpływu na jego działanie.

3.2.Terminy obsługi zgłoszeń serwisowych, o których mowa powyżej, w zależności od ważności zgłoszenia:

      3.2.1. poziom ważności 1: (zgodnie z ofertą Wykonawcy), nie więcej jednak niż 3 godziny,

3.2.2. poziom ważności 2: 4 godziny,

3.2.3. poziom ważności 3: 6 godzin,

3.2.4. poziom ważności 4: 8 godzin.

4. Ofertę stanowi wypełniony i podpisany Formularz Ofertowy (załącznik nr 1), formularz specyfikacji cenowej (załącznik nr 2), specyfikacja techniczna urządzenia (załącznik nr 3).
5. Oferent może złożyć ofertę na własnym formularzu, którego treść musi być zgodna z treścią zawartą w załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego.
6. Planowany termin realizacji zamówienia: 28.04.2023r. – 31.07.2025r.
7. Miejsce i termin składania ofert: Ofertę z opisem „Oferta na kopiarkę w SP8” należy przesłać pocztą na adres Szkoły Podstawowej nr 8, ul. Łyskowskiego 28, 87-100 Toruń, lub przesłać drogą elektroniczną na adres: szkola8@zs8.eu do dnia 31 marca 2023 roku do godz. 12:00.
8. Kryterium oceny oferty

8.1. Po weryfikacji złożonych ofert z postanowieniami ustawy i warunkami zawartymi w OPZ przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający stosować będzie następujące kryteria:

(*) pod pojęciem wydruku rozumie się zarówno wydruk A4 jak i sporządzoną na urządzeniu kopię

Kryterium 1: Przy ocenie ofert w kryterium „cena” (pkt. 1 powyższej tabeli) zostanie zastosowany następujący wzór arytmetyczny:

                                      C min

CENA = -------------------------------------------      x 60 = liczba pkt.

                                            C oferty

Gdzie:

C min – najniższa cena brutto spośród badanych ofert

C oferty – cena brutto badanej oferty

Cena ma zawierać w sobie wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia i pozostaje niezmienna przez cały okres realizacji zamówienia.

Kryterium 2: Punkty w kryterium „Czas reakcji dla zgłoszenia o poziomie ważności 1” będą przyznawane zgodnie z tabelą poniżej:

Oferty, dla których zaoferowano czas reakcji powyżej 3 godzin zostaną odrzucone.

8.2. Sumaryczna liczba punktów zostanie obliczona wg wzoru:

                                                                                                                                     W = C + G

Gdzie:

W – łączna liczba punktów dla wszystkich kryteriów

C – liczba punktów dla kryterium cena

G – liczba dla kryterium czas reakcji dla zgłoszenia o poziomie ważności 1.

Wykonawca może maksymalnie zdobyć 100 pkt. (C+G). Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta, która otrzyma największą liczbę punktów stanowiących sumę punktów (W). Liczba punktów wynikająca z działań matematycznych będzie zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku.

Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawiają taki sam bilans ceny i pozostałych kryteriów oceny ofert, wówczas zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższą ceną. Jeżeli mimo zastosowania procedury określonej w zdaniu pierwszym nie można dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.

9. Badanie ofert:

1) Niespełnienie lub niewykazanie spełnienia któregokolwiek warunku lub braku podstaw do wykluczenia będzie przyczyną wykluczenia Wykonawcy i uznania jego ofert za odrzuconą.

2) W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Zamawiający odrzuci również oferty, których treść nie będzie odpowiadać niniejszemu Opisowi Przedmiotu Zamówienia.

3) Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę lub części składowe ceny wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia, zwróci się do Wykonawcy o udzielenie wyjaśnień, w tym złożenie dowodów dotyczących wyliczenia ceny. Zamawiający zwraca się o wyjaśnienia w szczególności w przypadkach przewidzianych w art. 224 ustawy PZP.

4) Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny lub kosztu spoczywa na Wykonawcy. Zamawiający odrzuca ofertę Wykonawcy, który nie udzielił wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz ze złożonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę lub koszt w stosunku do przedmiotu zamówienia.

5) Zamawiający dokona poprawy oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych oraz innych omyłek na zasadach określonych w art. 223 ustawy PZP.

6) Zamawiający zastrzega sobie, że może najpierw dokonać oceny ofert, a następnie zbadać, czy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.

7) Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną wykluczone lub odrzucone.

10. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych ani wariantowych.
11. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający powiadomi niezwłocznie Oferentów oraz zamieści informację o wyborze na swojej stronie internetowej BIP https://www.e-bip.org.pl/szkola8torun/ w zakładce „Ogłoszenia i przetargi”.
12. Sposób komunikacji w postępowaniu:

1) Korespondencję w niniejszym postępowaniu Zamawiający i Wykonawcy przekazują wzajemnie w języku polskim przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub poczty tradycyjnej

2) Osoba wyznaczona do kontaktowania się z oferentami:     Paweł Machałowski, tel. 883593135, kierownik@zs8.eu

3) Za datę przekazania oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przyjęcia w sekretariacie szkoły lub szkolnej skrzynki email.

4) Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, ofert, oświadczeń oraz innych informacji lub dokumentów, przekazywanych w postępowaniu, musi być zgodny z wymaganiami określonymi w wydanym na podstawie art. 70 PZP rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów a dnia 30 grudnia 2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie.

13. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z realizacji zadania bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert bez podania przyczyny.
14. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny, w szczególności w przypadku, gdy kwoty przedstawione w ofertach na zapytanie będą wyższe od zaplanowanych w budżecie na ww. zadanie. Oferenci uczestniczą w postępowaniu ofertowym na własne ryzyko i koszt, nie przysługują im żadne roszczenia w przypadku unieważnienia lub z tytułu odstąpienia przez Zamawiającego od postępowania ofertowego. Zamawiający może odstąpić od podpisania umowy bez podawania uzasadnienia tej decyzji.
15. Podstawy wykluczenia:

1) Wykonawca podlega wykluczeniu z udziału w postępowaniu z przyczyn, o których mowa w art. 108 ust. 1 prawo zamówień publicznych.

2) Zamawiający wykluczy z udziału w postępowaniu Wykonawców, w stosunku do których otwarto likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.

3) Wykluczeniu z postępowania z przyczyn określonych w pkt. 1) i 2) powyżej nie mogą podlegać również podwykonawcy ani podmioty, na zasobach których polega Wykonawca.

4) Wykonawca wraz z ofertą składa oświadczenie o braku podstaw wykluczenia (załącznik nr 7).