Archwium - Sygnalista
Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszenia prawa w Powiatowym Inspektoracie Weterynarii w Zamościu oraz podejmowania działań następczych
§1
CEL PROCEDURY
Procedura określa zasady i tryb przyjmowania przez organ publiczny zgłoszeń zewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa (Sygnalistów).
§2
DEFINICJE
Użyte w procedurze określenia oznaczają:
- organ publiczny - należy przez to rozumieć Powiatowego Lekarza Weterynarii w Zamościu;
- zgłoszenie/ zgłoszenie zewnętrzne - rozumie się przez to informacje o naruszeniu prawa, dokonaną za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji
- sygnalista - rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy;
- działanie następcze - rozumie się przez to postępowanie prowadzone w związku ze złożonym zgłoszeniem;
- kanał zgłaszania - rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia;
- procedura - rozumie się przez to Procedurę dotyczącą przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych;
- ustawa - ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928).
§3
NARUSZENIA PRAWA, KTÓRE PODLEGA ZGŁOSZENIU
- Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.
- Informacje zgłaszane przez sygnalistę rozpatrywane przez organ publiczny dotyczą działań związanych z działalnością organu w tym, korupcji, zamow1en publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.
§4
DOKONYWANIE ZGŁOSZEŃ
- Zgłoszenie może być dokonane:
- w formie dokumentowej:
- w postaci papierowe na adres do korespondencji: Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Zamościu z dopiskiem „zgłoszenie";
- w postacie-mail na adres sygnalista@zamosc.piw.gov.pl tytuł maila „sygnalista- zgłoszenie";
- w formie ustnej:
- poprzez informację telefoniczną, z której zostanie sporządzony protokół przez osobę upoważnioną przyjmującą zgłoszenie;
- ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia. W takim przypadku zgłoszenie jest dokumentowane w formie protokołu spotkania, które odtwarza jego dokładny przebieg. Sygnalista może dokonać sprawdzenia protokołu, jego poprawienia i zatwierdzenia przez jego podpisanie.
- w formie dokumentowej:
- Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej następujące informacje:
-
- szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa;
- dowody na poparcie zgłoszenia;
- dane identyfikacyjne i adresowe sygnalisty;
- dane umożliwiające kontakt.
-
- W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje adres do kontaktu.
- W przypadku gdy adres, o którym mowa w ust. 3 nie zostanie podany ani nie jest możliwe ustalenie adresu sygnalisty, organ publiczny:
- nie informuje sygnalisty o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego oraz nie informuje o wstępnej weryfikacji zgłoszenia;
- nie przesyła sygnaliście informacji o przyjęciu zgłoszenia;
- nie wydaje sygnaliście zaświadczenia o podleganiu przez niego ochronie wynikającej z przepisów ustawy;
- nie informuje sygnalisty o nie podjęciu działań następczych w sytuacji gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym; nie przekazuje sygnaliście informacji zwrotnej.
- Organ publiczny nie przyjmuje zgłoszeń dokonanych anonimowo.
§5
DZIAŁANIA NASTĘPCZE
- W terminie maksymalnie 7 dni od otrzymania zgłoszenia sygnalista otrzymuje potwierdzenie dokonania zgłoszenia wraz z klauzulą informacyjną stanowiącą załącznik nr 1 do procedury.
- W przypadku zgłoszenia ustnego, sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia podczas spotkania, na którym dokonuje zgłoszenia albo podczas rozmowy telefonicznej.
- Potwierdzenia, o którym mowa w ust. 1 dokonuje się na adres do kontaktu przekazany przez sygnalistę chyba, że:
- sygnalista wystąpił z wyraźnym wnioskiem o brak dokonania potwierdzenia otrzymania zgłoszenia,
- organ publiczny ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
- Na żądanie sygnalisty organ publiczny wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy.
- Organ publiczny może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, organ publiczny odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
- Organ publiczny może podjąć decyzję o odstąpieniu od weryfikacji zgłoszenia w sytuacji gdy zgłoszenie jest w oczywisty sposób nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie od sygnalisty dodatkowych informacji niezbędnych do weryfikacji zgłoszenia.
- Zgłoszenie, które pozwala na przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego podlega niezwłocznemu procedowaniu.
- Organ publiczny w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego może przekazać, o ile uzna to za zasadne, zgłoszenie:
- jednostkom podległym lub nadzorowanym,
- innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.
- Do podmiotów, o których mowa w ust. 8, przepisy art. 42-44 ustawy stosuje się odpowiednio.
- Organ publiczny lub osoba przez niego upoważniona rozpoznaje zgłoszenie, podejmuje działania następcze oraz przekazuje informacje zwrotne, nie później niż w terminie:
- 3 miesięcy od przyjęcia zgłoszenia lub
- 6 miesięcy od przyjęcia zgłoszenia, jeżeli zachodzą uzasadnione przypadki. W takiej sytuacji należy poinformować sygnalistę o przedłużeniu rozpoznania zgłoszenia przed upływem terminu 3 miesięcy od przyjęcia zgłoszenia.
- Organ publiczny informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek jego zgłoszenia.
- Organ publiczny odstępuje od przekazania zgłoszenia, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa. Organ informując sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia, podaje ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
- Organ publiczny dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
- W przypadku uznana się przez organ publiczny za niewłaściwym do rozpatrzenia zgłoszenia zostanie ono przekazane do innego organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni .
- Organ publiczny może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Sygnalista zostanie poinformowany o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia - pozostanie ono bez rozpoznania. Fakt ten należy odnotować w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.
§6
REJESTR ZGŁOSZEŃ
- Organ publiczny:
- prowadzi rejestr zgłoszeń zewnętrznych, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do procedury;
- jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.
- Rejestr zgłoszeń zewnętrznych obejmuje:
- numer zgłoszenia;
- przedmiot naruszenia prawa;
- dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
- datę dokonania zgłoszenia;
- informację o podjętych działaniach następczych
- informację o wydaniu zaświadczenia, o którym mowa w art. 38 ustawy;
- datę zakończenia sprawy;
- informacje o niepodejmowaniu dalszych działań. w przypadku, o którym mowa w art. 40 ust. 2 ustawy;
- szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia - o ile organ publiczny posiada te dane.
- Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
§7
OCHRONA SYGNALISTY
- Organ publiczny gwarantuje, że procedura oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń. przetwarzanie danych osobowych:
- uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;
- zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
- Ochrona poufności, o której mowa w ust. 1 lit. b, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Załącznik nr 1 do procedury
Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzania postępowania wyjaśniającego na gruncie ustawy o ochronie sygnalistów
- Administratorem Państwa danych osobowych jest Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Zamościu z siedzibą przy ul. Henryka Sienkiewicza 24, w Zamościu,
: (84) 616 92 84, adres e-mail: zamosc.piw@wiw.lublin.pl. Przedstawicielem Administratora jest Powiatowy Lekarz Weterynarii Jacek Sak. - W celu zapewnienia bezpieczeństwa Państwa danych, z dniem 25.05.2018 w jednostce powołany został Inspektor Ochrony Danych, z którym możecie się Państwo skontaktować drogą telefoniczną: 665 795 054 , bądź mailową: inspektor@ethna.pl
- Pani/a dane osobowe będą przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzania postępowania wyjaśniającego na podstawie obowiązku prawnego, jakiemu podlega administrator na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
- Ochrona tożsamości sygnalisty: W przypadku podania danych umożliwiających identyfikację, Pani/Pana dane osobowe, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom (tzn. osobom spoza zespołu odpowiedzialnego za prowadzenie postępowania w zgłoszonej sprawie), chyba że za Pani/Pana wyraźną zgodą.
- Szczególne przypadki, gdy może dojść do ujawnienia danych: W związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania Pani/u prawa do obrony, może dojść do ujawnienia Pani/ Pana danych, gdy takie działanie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadomi Panią/ a, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
- Administrator zapewnia poufność Pani/a danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym administrator powierzył przetwarzanie danych
- Dane osobowe przetwarzane w związku podjęciem działań następczych oraz z przyjęciem zgłoszenia lub dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
- Posiada Pan/i prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Pani/u także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.
- Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie do Prezesa UODO (uodo.gov.pl).
- Podanie danych jest dobrowolne i nie stanowi warunku przyjęcia przez nas zgłoszenia. Jeśli nie poda Pan/i danych kontaktowych, nie będziemy mogli potwierdzić przyjęcia zgłoszenia oraz naszych działań, związanych informować o przebiegu z tym zgłoszeniem.
Osoby odpowiedzialne
Autor: | Adrian Wojda |
Odpowiada: | Adrian Wojda |
Wytworzył: | Adrian Wojda |
Data ostatniej zmiany: | 2024-11-13 13:52:40 |
Statystyki
Odwiedzin na stronie: | 35 |