Sygnalista

Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszenia prawa w Powiatowym Inspektoracie Weterynarii w Zamościu oraz podejmowania działań następczych

§1
CEL PROCEDURY

Procedura określa zasady i tryb przyjmowania przez organ publiczny zgłoszeń zewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób  dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa (Sygnalistów).

§2
DEFINICJE

Użyte w procedurze określenia oznaczają:

• organ publiczny - należy przez to rozumieć Powiatowego Lekarza Weterynarii w Zamościu;
• zgłoszenie/ zgłoszenie zewnętrzne - rozumie się przez to informacje o naruszeniu prawa, dokonaną za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji
• sygnalista - rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy;
• działanie następcze - rozumie się przez to postępowanie prowadzone w związku ze złożonym zgłoszeniem;
• kanał zgłaszania - rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia;
• procedura - rozumie się przez to Procedurę dotyczącą przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych;
• ustawa - ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928).

§3
NARUSZENIA PRAWA, KTÓRE PODLEGA ZGŁOSZENIU

1. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.
2. Informacje zgłaszane przez sygnalistę rozpatrywane przez organ publiczny dotyczą działań związanych z działalnością organu w tym, korupcji, zamow1en publicznych, usług,  produktów i rynków finansowych, zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.

§4
DOKONYWANIE ZGŁOSZEŃ

1. Zgłoszenie może być dokonane:
   1. w formie dokumentowej:
      1. w postaci papierowe na adres do korespondencji: Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Zamościu z dopiskiem „zgłoszenie";
      2. w postacie-mail na adres sygnalista@zamosc.piw.gov.pl tytuł maila „sygnalista- zgłoszenie";
   2. w formie ustnej:
      1. poprzez informację telefoniczną, z której zostanie sporządzony protokół przez osobę upoważnioną przyjmującą zgłoszenie;
      2. ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia. W takim przypadku zgłoszenie jest dokumentowane w formie protokołu spotkania, które odtwarza jego dokładny przebieg. Sygnalista może dokonać sprawdzenia protokołu, jego poprawienia i zatwierdzenia przez jego podpisanie.
2. Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej następujące informacje:
   1. 1. szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa;
      2. dowody na poparcie zgłoszenia;
      3. dane identyfikacyjne i adresowe sygnalisty;
      4. dane umożliwiające kontakt.
3. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje adres do kontaktu.
4. W przypadku gdy adres, o którym mowa w ust. 3 nie zostanie podany ani nie jest możliwe ustalenie adresu sygnalisty, organ publiczny:
   1. nie informuje sygnalisty o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego oraz nie informuje o wstępnej weryfikacji zgłoszenia;
   2. nie przesyła sygnaliście informacji o przyjęciu zgłoszenia;
   3. nie wydaje sygnaliście zaświadczenia o podleganiu przez niego ochronie wynikającej z przepisów ustawy;
   4. nie informuje sygnalisty o nie podjęciu działań następczych w sytuacji gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym; nie przekazuje sygnaliście informacji zwrotnej.
5. Organ publiczny nie przyjmuje zgłoszeń dokonanych anonimowo.

§5
DZIAŁANIA NASTĘPCZE

1. W terminie maksymalnie 7 dni od otrzymania zgłoszenia sygnalista otrzymuje potwierdzenie dokonania zgłoszenia wraz z klauzulą informacyjną stanowiącą załącznik nr 1 do procedury.
2. W przypadku zgłoszenia ustnego, sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia podczas spotkania, na którym dokonuje zgłoszenia albo podczas rozmowy telefonicznej.
3. Potwierdzenia, o którym mowa w ust. 1 dokonuje się na adres do kontaktu przekazany przez sygnalistę chyba, że:
   1. sygnalista wystąpił z wyraźnym wnioskiem o brak dokonania potwierdzenia otrzymania zgłoszenia,
   2. organ publiczny ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
4. Na żądanie sygnalisty organ publiczny wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy.
5. Organ publiczny może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, organ publiczny odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
6. Organ publiczny może podjąć decyzję o odstąpieniu od weryfikacji zgłoszenia w sytuacji gdy zgłoszenie jest w oczywisty sposób nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie od sygnalisty dodatkowych informacji niezbędnych do weryfikacji zgłoszenia.
7. Zgłoszenie, które pozwala na przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego podlega niezwłocznemu procedowaniu.
8. Organ publiczny w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego może przekazać, o ile uzna to za zasadne, zgłoszenie:
   1. jednostkom podległym lub nadzorowanym,
   2. innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.
9. Do podmiotów, o których mowa w ust. 8, przepisy art. 42-44 ustawy stosuje się odpowiednio.
10. Organ publiczny lub osoba przez niego upoważniona rozpoznaje zgłoszenie, podejmuje działania następcze oraz przekazuje informacje zwrotne, nie później niż w terminie:
    1. 3 miesięcy od przyjęcia zgłoszenia lub
    2. 6 miesięcy od przyjęcia zgłoszenia, jeżeli zachodzą uzasadnione przypadki. W takiej sytuacji należy poinformować sygnalistę o przedłużeniu rozpoznania zgłoszenia przed upływem terminu 3 miesięcy od przyjęcia zgłoszenia.
11. Organ publiczny informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek jego zgłoszenia.
12. Organ publiczny odstępuje od przekazania zgłoszenia, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa. Organ informując sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia, podaje ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
13. Organ publiczny dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
14. W przypadku uznana się przez organ publiczny za niewłaściwym do rozpatrzenia zgłoszenia zostanie ono przekazane do innego organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni .
15. Organ publiczny może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych  nowych  informacji  na  temat  naruszenia  prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Sygnalista zostanie poinformowany  o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia - pozostanie ono bez rozpoznania. Fakt ten należy odnotować w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

§6
REJESTR ZGŁOSZEŃ

1. Organ publiczny:
   1. prowadzi rejestr zgłoszeń zewnętrznych, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do procedury;
   2. jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.
2. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych obejmuje:
   1. numer zgłoszenia;
   2. przedmiot naruszenia prawa;
   3. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
   4. datę dokonania zgłoszenia;
   5. informację o podjętych działaniach następczych
   6. informację o wydaniu zaświadczenia, o którym mowa w art. 38 ustawy;
   7. datę zakończenia sprawy;
   8. informacje o niepodejmowaniu dalszych działań. w przypadku, o którym mowa w art. 40 ust. 2 ustawy;
   9. szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia - o ile organ publiczny posiada te dane.
3. Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§7
OCHRONA SYGNALISTY

1. Organ publiczny gwarantuje, że procedura oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń. przetwarzanie danych osobowych:
   1. uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;
   2. zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
2. Ochrona poufności, o której mowa w ust. 1 lit. b, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Załącznik nr 1 do procedury

Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzania postępowania wyjaśniającego na gruncie ustawy o ochronie sygnalistów

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Zamościu z siedzibą przy ul. Henryka Sienkiewicza 24, w Zamościu,
   : (84) 616 92 84, adres e-mail: zamosc.piw@wiw.lublin.pl. Przedstawicielem Administratora jest Powiatowy Lekarz Weterynarii Jacek Sak.
2. W celu zapewnienia bezpieczeństwa Państwa danych, z dniem 25.05.2018 w jednostce powołany został Inspektor Ochrony Danych, z którym możecie się Państwo skontaktować drogą telefoniczną: 665 795 054 , bądź mailową: inspektor@ethna.pl
3. Pani/a dane osobowe będą przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzania postępowania wyjaśniającego na podstawie obowiązku prawnego, jakiemu podlega administrator na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
4. Ochrona tożsamości sygnalisty: W przypadku podania danych umożliwiających identyfikację, Pani/Pana dane osobowe, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom (tzn. osobom spoza zespołu odpowiedzialnego za prowadzenie postępowania w zgłoszonej sprawie), chyba że za Pani/Pana wyraźną zgodą.
5. Szczególne przypadki, gdy może dojść do ujawnienia danych: W związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania Pani/u prawa do obrony, może dojść do ujawnienia Pani/ Pana danych, gdy takie działanie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadomi Panią/ a, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
6. Administrator zapewnia poufność Pani/a danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym administrator powierzył przetwarzanie danych
7. Dane osobowe przetwarzane w związku podjęciem działań następczych oraz z przyjęciem zgłoszenia lub dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
8. Posiada Pan/i prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Pani/u także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.
9. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie do Prezesa UODO (uodo.gov.pl).
10. Podanie danych jest dobrowolne i nie stanowi warunku przyjęcia przez nas zgłoszenia. Jeśli nie poda Pan/i danych kontaktowych, nie będziemy mogli potwierdzić przyjęcia zgłoszenia oraz naszych działań, związanych informować o przebiegu z tym zgłoszeniem.